เคยเกิดขึ้นกับคุณที่พนักงานของคุณใช้เอกสารผิดพลาดและก่อให้เกิดมวลชนหรือไม่ เคยเกิดขึ้นกับคุณที่ข้อมูลลับถึงมือผิดและลำบากใจคุณ เคยเกิดขึ้นกับคุณที่คุณสูญเสียเอกสารสำคัญและรู้ว่าเจ้านายของคุณจะโกรธไม่มีเหตุผลถ้าทำโปรดใส่ใจ การใช้ซอฟต์แวร์ควบคุมรับส่งเอกสารมักเป็นไปตามข้อกำหนดในการควบคุมเอกสารมาตรฐานข้อกำหนดในการควบคุมเอกสารเป็นองค์ประกอบหลักของข้อกำหนดมาตรฐานสำหรับการบรรลุระบบการจัดการคุณภาพที่มีประสิทธิภาพ หากไม่มีการควบคุมกระบวนการและบันทึกที่เชื่อถือได้ความสมบูรณ์แบบของบริษัทจะล้มเหลวเป็นเรื่องธุรกิจที่เป็นประโยชน์และเป็นระบบที่สามารถตรวจสอบได้
วันนี้มีเอกสารมากมายสำหรับเอกสารทั้งแบบใช้และแบบดิจิตัล ในบทความนี้ผมจะตรวจสอบวิธีการหนึ่งที่สามารถบรรลุความต้องการด้วยโซลูชั่นดิจิตอล ใส่ใจเราไม่ได้เขียนซอฟต์แวร์ แต่เป็นโซลูชันแบบดิจิทัล โซลูชันดิจิทัลต้องไม่ใช่ซอฟต์แวร์ควบคุมรับส่งเอกสาร มีเอกสารสองประเภทในองค์กร ประการแรกคือข้อกำหนดด้านเอกสารสำหรับขั้นตอนที่สอง (นอกเหนือจากที่กำหนด) องค์กรต้องระบุและจัดทำกระบวนการจำเป็น (กิจกรรมที่มีอินพุตและเอาท์พุต) เอกสารหลักสูตรควรเหมาะสมกับขนาดและประเภทขององค์กรความซับซ้อนและปฏิสัมพันธ์ของกระบวนการและความสามารถของบุคลากร กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าไปเหนือศีรษะของคุณคุณจะเสียใจในอนาคต วัตถุประสงค์คือเพื่อไม่ให้องค์กรกลายเป็นเลขานุการของมาตรฐาน
ระดับแรกของการควบคุมรับส่งเอกสารดิจิทัล
ระดับเอกสารดิจิทัลที่ควบคุมองค์กรจะอยู่ในระบบการจัดการขององค์กร ระบบการจัดการคือซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับกระบวนการทำงานบางอย่าง ระบบสามารถเป็นระบบหรือระบบอื่น ๆ ตราบเท่าที่มันรับส่งเอกสารขั้นตอนการทำงาน ภายในฟอร์มระบบจะใช้ (หน้าจอ) ระบบจะแนะนำให้คุณกรอกข้อมูลที่ถูกต้องในตำแหน่งที่ถูกต้อง ในที่สุดข้อมูลอยู่ในสถานที่ที่เหมาะสมและเวลาการจัดและการควบคุม การจัดการข้อมูลมีการจัดการ นี่คือสิ่งที่ควบคุมเอกสารเป็นเรื่องเกี่ยวกับ ดังนั้นเมื่อคุณกำลังจัดทำเอกสารเกี่ยวกับระบบการจัดการด้านคุณภาพของคุณและเตรียมพร้อมสำหรับการตรวจสอบที่น่ากลัวกระบวนการใด ๆ ที่รวมอยู่ในระบบการจัดการด้านคุณภาพและได้รับการจัดทำเป็นเอกสารผ่านระบบการจัดการจะครอบคลุม แต่คุณจะต้องพูดถึงเรื่องนี้ในขั้นตอน
วิธีที่ใช้กันโดยทั่วไปในปัจจุบันในปัจจุบันยังคงใช้เครือข่ายคอมพิวเตอร์ในท้องถิ่นและระบบอีเมลในการควบคุมเอกสาร การจัดการเอกสารมักจะเกิดขึ้นเมื่อมีการสร้างโฟลเดอร์หรือไดเร็กทอรีและโดยปกติจะทำในประเทศ (แผนกหรือแผนก) รับส่งเอกสารจะถูกบันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์เพื่อใช้งาน บางครั้งผู้ดูแลระบบหรือผู้จัดการคุณภาพอาจต้องการให้เอกสารนี้ได้รับการป้องกันโดยการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ซึ่งเป็นความเป็นไปได้ที่อ่านอย่างเดียวเท่านั้น ประเภทของเอกสารจะแตกต่างจากรูปแบบวิธีการบันทึกแผนงานการสอนการทำงานแผนภาพเป็นต้น